Balance de la Dirección Económica y Administrativa de FACSO

DEA entrega informe con pérdidas ocasionadas a la Facultad durante la última toma estudiantil

La Dirección Económica y Administrativa (DEA) de nuestra Facultad realizó un análisis de las pérdidas económicas implicadas en la última toma estudiantil (19 de mayo al 10 de junio de 2008), determinando que éstas ascienden a más de 25 millones de pesos en total. En entrevista, la Directora Económica y Administrativa de FACSO, Jimena Poblete, se refirió a este análisis y también a los cambios y reestructuraciones que han ocurrido en esta Dirección durante el último tiempo.



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La Directora Económica y Administrativa de FACSO, Jimena Poblete, se refirió a los cambios que se han llevado a cabo en esa Dirección y al análisis de gastos en que debió incurrir la Facultad con motivo de la última toma estudiantil.





Exactamente 25 millones 812 mil 312 pesos perdió nuestra Facultad durante la última toma estudiantil, que se extendió entre los días 19 de mayo y 10 de junio del presente año académico. Así lo determinó un análisis desarrollado por la Dirección Económica y Administrativa, que fue entregado a las autoridades de esta Facultad hace escasos días.

De ese total, $5.664.312 corresponden a costos directos, relacionados principalmente con mantención y reparaciones, arriendos de dependencias externas para clases de los programas de postgrado de la Facultad, honorarios adicionales, servicio de aseo a empresa externa y materiales fungibles para la atención de los estudiantes de postgrado.

Sin embargo, existen también importantes costos de oportunidad, donde encontramos dos proyectos que no pudieron ser adjudicados a los Departamentos de Psicología y Sociología, porque precisamente durante sus respectivos períodos de postulación, algunos antecedentes necesarios se encontraban únicamente en las instalaciones de la Facultad y no era posible acceder a ésta. Los costos que la Facultad dejó de percibir por estos proyectos de investigación suman $20.150.000.

Para la Directora Económica y Administrativa de FACSO, Jimena Poblete, a este balance debiera agregarse “el desmedro de la imagen de la Facultad, que aunque aún no es cuantificable, es probable que se traduzca en deserción de estudiantes de pre y postgrado para el segundo semestre o para los próximos años, lo que indudablemente tiene un costo asociado a la imagen”.

- Específicamente, ¿en qué consistieron los costos directos en que debió incurrir la Facultad por causa de la toma estudiantil?

Jimena Poblete: “Los costos directos se relacionan, fundamentalmente, con mantención y reparaciones posteriores, como la pintura de la rampa (entrada de la Facultad), las reparaciones del cielo del cuarto piso y el presupuesto de limpieza del Fullget (material de que cubre las paredes exteriores del edificio). También hubo gastos asociados a servicios de terceras personas, porque la Facultad tuvo que gastar en arriendos de dependencias externas para dar continuidad a las clases de los distintos programas de postgrado que se imparten, en los que no se perdieron clases sino que se tuvo que reubicar a los estudiantes en dependencias externas como colegios, corporaciones, fundaciones, etc. Por otro lado está el servicio de la empresa de aseo externa, que se debió cancelar por razones de contrato dado que la Facultad permaneció tomada esas semanas. Destacan también los materiales fungibles (materiales de oficina) para la atención de los estudiantes de postgrado, los honorarios adicionales por dos cursos de inglés que eran financiados por la Vicerrectoría Académica y la adquisición de equipamientos y materiales para que la Dirección Económica y Administrativa pudiera seguir funcionando aún desde otras instalaciones de la Universidad de Chile, como Servicios Centrales (Torre 15), Instituto de Nutrición y Tecnología de los Alimentos (INTA), Departamento de Medición y Registro (DEMRE) y la Facultad de Ciencias”.

- En cuanto a los costos de oportunidad, ¿por qué son tan altos?

Jimena Poblete: “Son altos porque corresponden a dos proyectos de investigación que iban a ser desarrollados por académicos de los Departamentos de Psicología y Sociología, pero que sin embargo no se pudieron presentar en los períodos pertinentes a las respectivas instituciones públicas que los iban a financiar, debido a la falta de algunos antecedentes que se encontraban en las instalaciones de la Facultad en ese momento”.

DEA: Al Servicio de la Comunidad FACSO

Desde el mes de marzo de este año, la Dirección Económica, viene desarrollando una reestructuración, efectuando cambios que tienen por finalidad que ésta experimente un fortalecimiento y modernización de su estructura y Unidades, alcanzando mejores capacidades para responder las crecientes demandas de las diferentes unidades de la Facultad, así como también de aquellos organismos externos como el Nivel Central de la Universidad, auditores externos y la Contraloría General de la República, quienes son lo encargados de fiscalizar que la Facultad se ajuste a la normativa y procedimientos vigentes.

“En resumidas cuentas, han sido demasiadas las demandas que tenía la DEA y también hay que considerar el hecho de que la Facultad creció mucho en términos de proyectos y de postgrados, entonces, la DEA tuvo que modernizarse y satisfacer todas estas demandas”, explicó Jimena Poblete.

- ¿En qué ha consistido esa reestructuración?

Jimena Poblete: “La reestructuración se organizó en cuatro fases: la contratación de profesionales que asumieran las Jefaturas de las Unidades de Contabilidad, Personal y Administración; la desvinculación de funcionarios de la Facultad que estuvieran en edad de jubilar; la creación de nuevas estructuras y reorganización de cargos de las Unidades de Contabilidad y Personal (específicamente relacionada con la instauración de la Coordinación de Proyectos y Postgrado, la Encargada de Adquisiciones y el Encargado de Capacitación); y la readecuación de espacios y dependencias de la DEA, que es en lo que estamos actualmente”.

- ¿Cómo se refleja ello en el plan de trabajo de las Unidades de Contabilidad, Personal y Administración para este segundo semestre?

Jimena Poblete: “Durante el mes de junio se presentó el plan de trabajo para el segundo semestre, considerando la reestructuración mencionada, por lo que fue necesario redistribuir funciones del personal de la Unidad de Contabilidad, por ejemplo, lo que derivó en la confección del Manual de Descripción de Funciones, donde se agregaron labores que permitan cerrar procesos, asegurar la oportunidad de registros de contabilidad, elaborar estados financieros dentro de plazos establecidos y responder a las peticiones de los distintos agentes. En ello cabe destacar, que entre el 18 y el 22 de agosto recién pasados tuvimos la visita de los auditores de la empresa externa Sur Latina , los cuales vinieron a verificar los avances que se han realizado en los aspectos de control interno, activo fijo y materias contables propiamente tales. Por cierto, se está diseñando un plan de trabajo que enmiende cada una de las observaciones realizadas por auditores externos en el informe del período 2006- 2007. Esta unidad también debe elaborar y controlar las ejecuciones presupuestarias de las diversas unidades de la Facultad, controlar y supervisar las imputaciones de los bienes muebles y supervisar las operaciones realizadas a través del Portal Chile Compra.

En la Unidad de Personal, conforme a la reestructuración en curso, algunas de las funciones a desarrollar son: aplicación de tecnologías de información a los procesos de esta Unidad, con el fin de maximizar las potencialidades que ofrecen los sistemas corporativos en los procesos asociados a estas labores. También está la creación de un sistema integrado de capacitación para ser aplicado en el Personal de Colaboración de nuestra Facultad, elaborando un catastro y detección de las necesidades de capacitación que aquí existen. Por otro lado está la función de mejorar los servicios y sistemas de atención y los reportes de gestión solicitados por las autoridades de la Facultad, además de implementar un modelo de calidad y rediseño de procesos de diagnóstico y definición de líneas de desarrollo de la Unidad. Esto se suma a la creación de un Sistema de Evaluación del Desempeño enlazado a los procesos de calificaciones del Personal de Colaboración y la constitución del Comité Paritario de Higiene y Seguridad de la Facultad.

Por último en la Unidad de Administración, algunos de los objetivos específicos que se enmarcan en estos cambios son: dotar de un espacio físico en óptimas condiciones a toda la comunidad de la Facultad, eficiencia en el uso de recursos humanos y materiales, disminuir costos por mal funcionamiento operativo, manteniendo un registro detallado de los consumos de servicios básicos, llamadas telefónicas y materiales utilizados por la Unidad. Además en esta Unidad se debe responder a los requerimientos de mantención y remodelación efectuados por la comunidad, mejorando los tiempos de respuesta, y crear planes de contingencia frente a situaciones inesperadas con el objeto de no interferir en el normal funcionamiento de las actividades de la comunidad FACSO”.

- Entre estas funciones, mencionaste las operaciones realizadas a través del Portal Chile Compra, ¿cómo se ha desarrollado la incorporación de la Facultad a este sistema?

Jimena Poblete: “Desde el mes de enero se están desarrollando todas las operaciones de adquisición a través del Portal Chile Compra, de acuerdo a la disposición de la Contraloría Universitaria. Esto facilita y hace más transparente toda la información y operaciones que estamos realizando, porque al hacerlas a través de este portal cualquier persona que quisiera ver a quienes le estamos adjudicando proyectos y a quienes le estamos comprando insumos, lo puede ver, todo es público aquí”.  

- ¿Qué te parece la creación de una Página Web de la Dirección Económica y Administrativa?

Jimena Poblete: “Me parece destacable. La elaboración de la página web de la Dirección Económica es una herramienta de ayuda para la comprensión de nuestro funcionamiento por parte de toda la comunidad. Uno de los aspectos más importantes de esta página es que contiene el Manual de Procedimientos de la DEA, que tiene por objeto dar a conocer los procesos administrativos que se llevan a cabo en la Dirección y tener una herramienta de medición de los tiempos involucrados y las unidades que participan en estos procesos, permitiendo un mejor control por parte de la comunidad”.

Comisión Biestamental: Un trabajo de acercamiento

Más de un año de trabajo tuvo  la Comisión Biestamental de la Facultad de Ciencias Sociales, creada para proponer y mejorar políticas para el Personal de Colaboración, bajo los principios de equidad, transparencia, participación y compromiso con las buenas prácticas laborales.

Desde junio de 2007 a julio 2008 la Comisión Biestamental de FACSO  se reunió en numerosas reuniones quincenales y realizó una amplia discusión en torno a los temas que afectan al Personal de Colaboración. Los miembros del Personal de Colaboración, académicos de  FACSO y la DEA, quienes participaron en el proceso, valoraron la iniciativa del Decano de nuestra Facultad,  al proponer un espacio inédito en nuestra Facultad y le presentaron en julio pasado un informe.

“Yo destacaría  la importancia de instaurar principios en torno a ciertas temáticas y darle mayor relevancia a la capacitación, implementando un sistema integrado que responda a las demandas y desafíos de la Facultad. Ahora, el trabajo de la Comisión Biestamental de FACSO se tradujo en un informe final que fue entregado al Decano, Prof. Marcelo Arnold, a principios del mes de julio y que el próximo miércoles 3 de septiembre va a ser conocido y sancionado por el Consejo de la Facultad de Ciencias Sociales”, resumió la Directora Económica y Administrativa de FACSO.

 

Cecilia Vargas S.
Lorena Valderrama Z.
Comunicaciones FACSO
Miércoles 27 de agosto de 2008

 

 

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