Entrevista a la Dra. María Eugenia Parra Sabaj.

Secretaría de Estudios de FACSO: al servicio de la comunidad universitaria

La optimización de los servicios prestados por la Secretaría de Estudios, forma parte del desarrollo integral de FACSO, ya que este organismo administrativo constituye una de las principales vías de comunicación formal entre los estudiantes y la institución educativa. Revisamos los avances en la modernización y los logros obtenidos por esta unidad en lo que va de 2008, junto a la Secretaria de Estudios de FACSO, Dra. María Eugenia Parra Sabaj.



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La Dra. María Parra Sabaj, Secretaria de Estudios de FACSO y académica del Departamento de Educación.





La principal función de la Secretaría Estudios – que desde abril de 2008 es dirigida por la Dra. María Eugenia Parra, académica del Departamento de Educación- es prestar apoyo administrativo a las actividades docentes que se realizan en esta institución. El registro y archivo de la documentación oficial de todos los estudiantes de pregrado y postgrado de la Facultad, así como de las actividades curriculares de las respectivas carreras que aquí se imparten, son por tanto, las tareas centrales de la Secretaría de Estudios, a la que también le corresponde centralizar el proceso de matrícula de los estudiantes, de acuerdo con las normas generales de la Universidad de Chile y con las disposiciones específicas de FACSO.

Lo anterior, está en directa relación con la misión FACSO de “ser una Facultad moderna, provista de sustentabilidad, estructura y capacidad de gestión administrativa y económica, que asegura su autonomía académica en el ejercicio y gestión de todas sus actividades” (Ver PDI FACSO). En este esquema de objetivos, la eficiencia de un organismo como la Secretaría de Estudios resulta fundamental.

Paralelamente, este organismo debe coordinar, informar y certificar las situaciones curriculares en los estudios de pregrado, postgrado y cursos de especialización de la Facultad, además de atender a estudiantes, académicos y público en general, en todos los requerimientos asociados a estas funciones.

Precisamente la atención a público ha sido una de las preocupaciones en la gestión de la Secretaría de Estudios durante el año 2008. “La Secretaría de Estudios es el organismo por el que pasan todas las relaciones oficiales entre estudiantes y docentes, por eso es tan importante que esta comunicación se establezca de manera fluida y también amable”, recalcó la Dra. Parra. Para atender estos aspectos, las tres secretarias de esta unidad, asistieron a un curso de capacitación por un período de cinco meses, que las capacitó en materias de manejo informático y relaciones humanas.

Principales avances

La Facultad de Ciencias Sociales alberga, en este momento, a 1414 estudiantes (886 en pregrado y 528 en postgrado), situación que refuerza la necesidad de contar con precisión y agilidad en la respuesta a sus solicitudes, así como en la sistematización de sus datos e información relativa a su paso por FACSO.

Es por esto que la Secretaría de Estudios ha creado un formato de recepción y respuesta a las solicitudes estudiantiles, que se ha implementado con éxito durante el periodo académico 2008. “Juntamos en un mismo formato, los requerimientos del estudiante y la contestación que les dan las jefaturas de carreras correspondientes, con lo que la Secretaría está en condiciones de responder a los estudiantes en un plazo promedio de 3 días”, aseguró la Dra. María Eugenia Parra.

Pese a esta alta velocidad de respuesta, este organismo proyecta incluso la posibilidad de que estas solicitudes se puedan realizar por la vía informática. “Este es un requerimiento que se le ha hecho al STI (Dirección de Servicios de Tecnología de Información) y que está en proceso, porque se enmarca en el Proyecto MECESUP de mejoramiento de los sistemas de administración curricular de la Universidad de Chile”, informó la Secretaria de Estudios de FACSO.

Otro de los avances registrados en la Secretaría de Estudios durante 2008, es el mejoramiento sistema de inscripción de asignaturas utilizado por los estudiantes de FACSO cada inicio de semestre. “Hemos informatizado todo el sistema, y en él se consideran los prerrequisitos y topes de horarios explicitados en la programación académica. Como consecuencia de ello, especialmente en este segundo semestre, el sistema de inscripción de asignaturas fue muy rápido, funcionó bien”, manifestó la Dra. María Eugenia Parra.

En cuanto al proceso de informatización de la administración curricular, la Secretaría de Estudios de FACSO está estudiando los diversos sistemas existentes en la Universidad, incluido el utilizado por STI, con la finalidad de elaborar un proyecto específico para la Facultad, tarea a realizar durante lo que resta del periodo académico 2008.

Las postulaciones a cursos electivos han sido preocupación importante para la Secretaría de Estudios de FACSO, por cuanto éstas deben realizarse en base a criterios unificados y legitimados por la comunidad. Este es el lineamiento que se ha seguido en nuestra Facultad, por ello es que hoy la postulación a cursos electivos en la carrera de Psicología se realiza bajo los criterios de orden de inscripción y media aritmética de las notas de cada estudiantes, mientras que en las otras tres carreras de FACSO solo se toma en cuenta el orden de inscripción, con un tope por curso.

“Esta regularización es importante porque no podemos tener electivos con tantos estudiantes que resulte inmanejable para el docente, así como tampoco podemos pasar a llevar las preferencias de los estudiantes”, indicó la académica de FACSO.

En lo que respecta a la labor de registro y archivo que realiza la Secretaría de Estudios de FACSO, actualmente los académicos pueden disponer del historial del estudiante, documento elaborado en forma manual por las secretarias de esta unidad y que concentra toda la información curricular de los estudiantes.

“El historial de los estudiantes no está disponible en formato digital, porque no hemos encontrado un sistema informático adecuado que otorgue una visión de conjunto como la que dan las cartolas que manualmente completan nuestras secretarias y que se encuentran archivadas en estas oficinas”, explicó la Dra. María Eugenia Parra.

En el historial del estudiante constituye un registro completo y ordenado del currículo de los estudiantes, en él se encuentran tanto los datos relativos a la administración académica, como el archivo total de las solicitudes realizadas por los estudiantes, además de los expedientes de grado y otras informaciones de carácter personal. Estas cartolas son un importante respaldo al sistema guía y sistema curricular, que, administrado por el STI, pone en línea las asignaturas cursadas y los créditos obtenidos por los estudiantes a lo largo de sus carreras, entre otras informaciones.

Lazos con la comunidad FACSO y con la Universidad

La Secretaría de Estudios de FACSO trabaja de manera coordinada con la Dirección de Servicios de Tecnología de Información (STI) de la Universidad. Ejemplo de ello es la utilización por parte de los estudiantes de la Facultad de Ciencias Sociales, de los sistemas informáticos dispuestos por el nivel central de esta Casa de Estudios: Sistema Guía y Sistema Curricular.

Ambos sistemas informáticos permiten a los estudiantes desarrollar el proceso de matrícula, la inscripción de asignaturas, y obtener información sobre asignaturas cursadas, créditos obtenidos, horarios de clases y docentes encargados de cada asignatura, entre otras múltiples acciones.

Dada la importancia de la información que se sube a estas plataformas, sólo la Secretaría de Estudios de FACSO está facultada para ingresar o corregir los datos allí contenidos acerca de los estudiantes de esta Facultad. Adicionalmente “la Dirección de la Escuela de Pregrado, la Dirección de la Escuela de Postgrado, las Jefaturas de Carrera y los coordinadores de programas de postgrado tienen acceso a estos sistemas y fueron capacitados para su uso, sin embargo no cuentan con los privilegios de operación sobre la información que allí aparece”, explicó la Dra. María Eugenia Parra, Secretaria de Estudios de nuestra Facultad.

La Secretaría de Estudios hizo un requerimiento al STI para que desde estos sistemas informáticos, los estudiantes pudieran acceder no sólo a las notas finales de las asignaturas cursadas, sino también a las calificaciones parciales. Lo anterior, sin embargo, forma parte del Proyecto Mecesup de STI, con lo que las eventuales modificaciones y mejoras que se agreguen a estos sistemas, dependerán de los objetivos y plazos de este proyecto.

Acerca de la dinámica de trabajo existente entre la Secretaría de Estudios de FACSO y el STI de la Universidad, la profesora María Eugenia Parra manifestó que “se trabaja en constante relación, tenemos canales de información muy fluidos, tanto en el envío de solicitudes, como en la recepción y respuesta de las mismas”, indicó la académica de FACSO.

Al interior de la comunidad FACSO, en tanto, la Secretaría de Estudios ha debido establecer importantes lazos de trabajo con la Dirección de la Escuela de Pregrado, la Dirección de la Escuela de Postgrado, las jefaturas de carrera y los coordinadores de programas de magíster, doctorado y diplomado de nuestra Facultad.

La consolidación de una estructura de trabajo queda de manifiesto en la participación de la Secretaría de Estudios, en instancias tan importantes como el Consejo de la Escuela de Pregrado, donde además se reúnen los jefes de las cuatro carreras impartidas en FACSO, un representante estudiantil, y por supuesto el Director de la Escuela de Pregrado, profesor Rodrigo Asún.

“Esta lógica de trabajo permite que estemos en constante comunicación y que los asuntos que se han debido resolver de manera urgente, como la recalendarización del segundo semestre académico, se lleven a cabo con rapidez. Además de esto, la Secretaría de Estudios ha establecido reuniones con las Jefaturas de Carrera para tratar asuntos puntuales, mejorar nuestra atención a los estudiantes y generar confianzas mutuas, lo que se ha desarrollado sin inconvenientes”, resumió la Secretaria de Estudios de FACSO.

Desafíos 2008- 2009

Uno de los desafíos a realizar por la Secretaría de Estudios de FACSO en lo que resta de 2008 y primer semestre de 2009 es la implementación de un sistema informático de programación del uso de salas en la Facultad, que contribuiría en la optimización de la labor de la Escuela de Pregrado al respecto.

“Este sistema fue cedido por la Secretaría de Estudios de la Facultad de Ciencias Agronómicas de la Universidad y solo resta capacitar a la secretaria de la Escuela de Pregrado, para que se ponga en marcha”, adelantó la Dra. María Eugenia Parra.

Un desafío permanente en la Secretaría de Estudios y que va de la mano con el trabajo desarrollado con el STI, es la informatización de la administración curricular en FACSO, a través de la elaboración, durante el segundo semestre de 2008, de un proyecto específico para la Facultad, que considere las alternativas existentes en nuestra Casa de Estudios.

En cuando a la recepción y respuesta de solicitudes estudiantiles y docentes a la Secretaría de Estudios, uno de los objetivos es mantener el actual ritmo de funcionamiento, que en palabras de la Dra. María Eugenia Parra, “nos ha llevado a responder todos los requerimientos estudiantiles en óptimas condiciones y en las fechas comprometidas”, aseguró.

Junto a ello, la Secretaría de Estudios de FACSO, se plantea como objetivo el seguir optimizando los servicios que brinda este importante organismo, otorgando fluidez y eficiencia a actividades tan tradicionales para una institución académica, como lo son el proceso de matrículas, la inscripción de asignaturas, la renuncia a las mismas, la postulación a cursos electivos, y las peticiones de diversos certificados, entre otras.

 

Comunicaciones FACSO
Martes 14 de octubre de 2008

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